JE E-MAIL VERHEFFEN

ongeveer 3 minuten lezen

Ow, wat moesten we glimlachen…

Toen dat kleine meisje door de deur heen knalde en zo haar vader stoorde die midden in een live BBC News uitzending zat.

Bekende chefkoks die ons laten lachen omdat hun theedoek op live televisie in brand vliegt, terwijl ook zij hun weg proberen te vinden in een ‘thuiswerk’-wereld.

Nog nooit zag het land zoveel studerende kinderen in een bijrol tijdens live videobijeenkomsten. En thuiswerken, als je dit mag zeggen, is een ‘koolstof uitstoot verminderende’-oplossing die niet snel meer weg te denken is.

Het kan echter best wel isolerend zijn

Dus vergeet niet om af en toe even contact te hebben met elkaar. Neem een momentje om te denken aan je team en je klanten en vraag ze eens hoe het met ze gaat.

Maak tijd vrij om te praten over hun leven ver weg van het hoofdkantoor en vraag eens naar hun familie of huisdieren. Zorg dat je nog dichter tot elkaar komt. Plus dat dit helpt die ene onvermijdelijke onverwachte binnenkomst tijdens die belangrijke videochat te relativeren.

Wat is er verkeerd aan contact houden via e-mail?

E-mails zijn efficiënt en gemakkelijk, maar kunnen erg onpersoonlijk zijn.

Wij communiceren met elkaar door middel van onze stemmen, intonaties, taal, lichaam en onze ogen. Als we per e-mail communiceren laten we 4 van deze manieren achterwege en blijven we alleen over met woorden op een scherm.

Hoe goed je schrijf-skills ook zijn, het is bijna onmogelijk de juiste toon over te brengen in tekst. Dus indien mogelijk, videochat of FaceTime. Skype, Zoom en Google Meet (Hangouts) zijn bijvoorbeeld gratis te gebruiken.

Echter, dit is niet altijd mogelijk voor iedereen. Dus hier zijn zes tips voor het verbeteren van je communicatie wanneer dit face-to-face niet mogelijk is.

#1 Gebruik emojis

Nee, we proberen niet cool te zijn, we gebruiken ze op de juiste manier. Maar ze kunnen een fantastische manier zijn om emoties over te brengen wanneer je niet face-to-face kan praten.

#2 Ga uit van positieve intentie

Vooral nu we veel van die manieren voor communicatie missen, en om onszelf en onze relaties gezond te houden, moet je uitgaan van een positieve intentie. Als een bericht een beetje gek leest of als er iets niet klopt, lees het dan en ga uit van de best mogelijke interpretatie en bel met de persoon om even te verduidelijken als dit nodig is.

#3 Wees heel erg duidelijk

Wanneer face-to-face niet mogelijk is, leg uit wat je wilt of vraagt alsof je tegen een 5-jarige praat…die ook nog eens van Mars komt. Zoals we moeten uitgaan van positieve intentie, moeten we ook uitgaan van volledige onwetendheid. Herinner om uit te leggen waarom je iets doet of iets vraag.

#4 Wees beknopt

Ondanks dat je niet wilt inleveren op duidelijkheid, is het net zo belangrijk om niet langdradig te zijn. Niets laat schouders zo ver zakken als een erg lange e-mail. Zorg dat je alle details benoemt, maar wees beknopt. Wees zo duidelijk mogelijk zonder een woord teveel te zeggen.

#5 Lees het nog eens door

Natuurlijk zijn er bij e-mail voordelen ten opzichte van de telefoon. Bijvoorbeeld het documenteren van een conversatie schiet als eerste bij ons binnen. Maar één van de belangrijkste voordelen is de kans om hetgeen dat je hebt geschreven aan te passen.

Verspil je kans om opnieuw te lezen niet en bewerk je bericht om deze nog beter te maken. Iedereen heeft het natuurlijk altijd erg druk, maar een goede e-mail kan op termijn tijd besparen. Lees je e-mail, na het bewerken, nog een laatste keer goed door. Ow, en vergeet natuurlijk niet om die ene bijlage toe te voegen.

#6 Wees geduldig

Alles duurt net iets langer dan voorheen. Als iets urgent is, dan is e-mail misschien niet de beste aanpak (als dat ooit wel het geval is geweest). Een telefoontje zal beter werken omdat je dan de gelegenheid hebt om eerst te weten te komen wat de mogelijkheden zijn, voordat je om hulp vraagt.

Nog menselijker

Of je nu e-mailt, belt of videochat. Het beste is om altijd duidelijk, aardig en betrokken te zijn. Ironisch, de meest moderne technologie helpt ons om nog betere homosapiens te zijn.

Ondanks wratten, puisten en kromme vingers, de menselijke kant van zaken doen heeft zich onbeschaamd een weg naar voren gewrongen en het is iets moois. Dat gezegd hebbende, we willen er allemaal nog steeds op ons best uitzien.

Nee, we bedoelen niet de ‘touch-up’-instelling in je videochat app en verwijzen ook niet naar tips van Marie van der Velde! Fabric videochat achtergrondschermen kunnen helpen om een professionele Whoosh aan je Zoom toe te voegen.

Blijf veilig en help elkaar af en toe eens.